Comment organiser un événement sportif?

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événement sportif

Rien ne favorise l’esprit d’équipe et le dépassement de soi comme un événement sportif. Cependant, si vous manquez de planification ou que vous n’y mettez pas suffisamment d’efforts, votre événement pourrait s’avérer un véritable désastre.

Voici donc les étapes de base pour organiser un événement sportif couronné de succès.

1. Réunissez une équipe qui vous assistera dans vos tâches

Ce n’est pas une tâche facile d’organiser un tournoi sportif. Il ne faut donc pas avoir honte de demander de l’aide. En fait, la première chose à faire est de créer un comité organisateur et de réunir des bénévoles qui pourront vous assister gratuitement. Si vous avez le luxe de faire une sélection parmi les volontaires, assurez-vous que les bénévoles que vous recruterez sont bien organisés et engagés à faire de votre événement sportif une réussite.

2.  Sélectionnez une date à laquelle se tiendra votre événement sportif

Choisissez la date du tournoi afin de pouvoir évaluer la disponibilité des locaux ou terrains où vous envisagez de tenir l’événement.  Cela vous permettra également de commencer à envoyer des invitations.

3. Choisir un lieu où tenir l’événement

Essayez de trouver un lieu qui répond à vos exigences en plus d’être situé à un endroit facile d’accès. De nombreux sites peuvent également offrir un service de restauration, des douches et vestiaires, etc. Assurez-vous également que les installations sanitaires sont adéquates, autrement vous devrez faire la location de toilettes mobiles.

4. Planifier l’approvisionnement en fournitures

Dressez une liste des articles et des fournitures qui seront nécessaires à la tenue de votre tournoi, comme des cartes de pointage, des affiches, des horloges de chronométrage, des médailles ou des récompenses à remettre aux vainqueurs.

5. Promouvoir votre tournoi

Annoncer et faire la promotion de votre événement est une tâche essentielle si vous voulez que les participants et spectateurs soient au rendez-vous. Dans cette optique, créez un site Web ou une page d’événement où les personnes intéressées peuvent s’inscrire pour participer. Invitez des équipes ou des personnalités sportives, utilisez les médias sociaux, envoyez des dépliants ou des courriels et faites de la publicité dans un journal local ou un magazine sportif. Communiquez avec les directeurs sportifs et les entraîneurs des collèges ou des universités pour qu’ils puissent encourager leurs équipes à participer à votre activité sportive.

6. N’oubliez pas les officiels et arbitres

Contactez les officiels sportifs dont vous aurez besoin pour arbitrer le tournoi. Contactez les organisations d’arbitres au moins un mois avant votre événement afin qu’elles puissent envoyer suffisamment d’officiels pour couvrir votre épreuve.

7. Facilitez la vie des participants

Une fois que toutes les équipes ou athlètes participant au tournoi sont sélectionnés, envoyez-leur les détails de l’événement, y compris les règles et règlements du tournoi. Assurez-vous également de leur partager le moment précis et le lieu exact de l’événement, ainsi que les lieux d’hébergement à proximité, afin qu’ils puissent réserver un gîte s’ils viennent d’une autre région.

Évidemment, il est impossible de tout prévoir, car un événement sportif comporte toujours son lot d’impondérables. Néanmoins, si vous suivez ces étapes, vous mettez toutes les chances de votre côté que votre événement se déroule à merveille.